Inkoopwaarde berekenen in de horeca: stuur op je foodcost

De inkoopwaarde beschrijft de waarde van alle levensmiddelen en dranken die in een bepaalde periode daadwerkelijk zijn verbruikt om de verkochte gerechten en dranken te maken. Het is niet hetzelfde als de inkoop: ingekochte maar nog opgeslagen goederen tellen pas mee voor de inkoopwaarde zodra ze verwerkt of verkocht worden. Daarom spelen de voorraden aan het begin en einde van de periode een centrale rol bij de berekening.

Het foodcostpercentage zet de inkoopwaarde af tegen de behaalde netto-omzet en wordt uitgedrukt in procenten. Het laat zien welk deel van elke verdiende euro aan de inkoop van goederen wordt besteed. Een laag percentage betekent meer ruimte voor personeel, huur en winst. Omdat het cijfer sterk afhangt van het concept, is een vergelijking met je eigen historie vaak zinvoller dan elke algemene branchewaarde.

Wil je kengetal betrouwbaar zijn, dan moet je consequent dezelfde kostensoorten registreren. Tot de inkoopwaarde behoren in beginsel alle verbruiksgoederen die rechtstreeks in het verkochte product terechtkomen. Zuivere bedrijfskosten of investeringen blijven buiten beschouwing en komen op andere posten van de winst-en-verliesrekening terecht.

• Levensmiddelen en ingredienten die voor de bereiding van de gerechten worden gebruikt, behoren volledig tot de inkoopwaarde.
• Dranken van allerlei aard, van frisdranken tot wijn en gedistilleerd, tellen mee voor de inkoopwaarde.
• Kruiden, olien, sauzen en kleine hulpingredienten maken eveneens deel uit van de inkoopwaarde.
• Verpakkingen voor afhaal en bezorging worden afhankelijk van de boekhoudlogica toegerekend aan de inkoopwaarde of de bedrijfskosten.
• Bederf, breuk en gecalculeerd verlies verhogen feitelijk de inkoopwaarde en moeten worden vastgelegd.
• Personeelsmaaltijden en eigen verbruik verlagen de verkoop-relevante inkoopwaarde en moeten netjes worden afgebakend.

Het foodcostpercentage bereken je door de inkoopwaarde van een periode te delen door de netto-omzet van diezelfde periode en het resultaat met 100 te vermenigvuldigen. Is de inkoopwaarde bijvoorbeeld 12.000 euro en de netto-omzet 40.000 euro, dan kom je uit op een percentage van 30. Het is belangrijk om altijd netto met netto te vergelijken en de periode duidelijk af te bakenen.

Waar je bij de beoordeling op moet letten

• Vergelijk het percentage over meerdere perioden om echte trends van toevallige schommelingen te onderscheiden.
• Bekijk gerechten en dranken apart, omdat hun marges en risico s aanzienlijk verschillen.
• Houd rekening met je concept, want een steakhouse werkt van nature met andere percentages dan een cafe.
• Houd seizoenseffecten in het oog, omdat inkoopprijzen en gastgedrag over het jaar varieren.
• Stel kritische vragen bij uitschieters, omdat ze vaak wijzen op inventarisfouten of verlies.
• Stel realistische streefwaarden vast en controleer regelmatig of die worden gehaald.

Een enkel getal zegt weinig zolang je het niet in de context van je bedrijf plaatst. Pas door te kijken naar de ontwikkeling, het concept en afzonderlijke productgroepen wordt het foodcostpercentage een echt stuurinstrument. Stijgt het percentage onverwacht, dan loont een systematische zoektocht naar oorzaken voordat je aan de prijzen sleutelt.

De betrouwbaarste manier om de inkoopwaarde te berekenen is een inventarisatie aan het begin en einde van de periode in combinatie met de inkopen. Met de volgende volgorde krijg je een navolgbaar en herhaalbaar kengetal.

1. 1Leg de voorraad aan het begin van de periode vast via een volledige inventarisatie en waardeer deze tegen inkoopprijzen.
2. 2Tel alle inkopen van goederen in de periode netto op aan de hand van de leveranciersfacturen.
3. 3Voer aan het einde van de periode opnieuw een inventarisatie uit en waardeer de eindvoorraad op identieke wijze.
4. 4Bereken de inkoopwaarde als beginvoorraad plus inkopen min eindvoorraad.
5. 5Corrigeer het resultaat voor eigen verbruik, personeelsmaaltijden en gedocumenteerd bederf.
6. 6Deel de gecorrigeerde inkoopwaarde door de netto-omzet om je foodcostpercentage te verkrijgen.

Een eenmalige berekening levert slechts een momentopname. Wil je de inkoopwaarde blijvend binnen de streefmarge houden, dan zou je deze regelmatig moeten bepalen, je recepten met gestandaardiseerde hoeveelheden moeten calculeren en afwijkingen vroegtijdig moeten volgen. Digitale verkoopgegevens uit je bestel- en kassasysteem helpen om omzet en verkochte artikelen betrouwbaar af te zetten tegen de ingezette hoeveelheden.

Precies daar komt gastronomx in beeld: met de digitale menukaart, online bestellen en reserveren komen je verkoopgegevens op een plek samen. Zo zie je welke gerechten lonen, houd je je marge in de gaten en neem je prijs- en assortimentsbeslissingen op basis van betrouwbare cijfers in plaats van op gevoel.